Personvernerklæring for KOMENT AS

Denne personvernerklæringen ble publisert 16. mai 2018, sist oppdatert 4. januar 2019.

personvern

I KOMENT er vi opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR). Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet. Personvernerklæringen gjelder bruken av våre produkter, tjenester og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring og oppfylling av våre kundeavtaler.
 

Hvem er vi?

KOMENT AS er en tilbyder av opplevelsesbasert kommunikasjon og leverer produkter og tjenester til våre kunder og arrangementer. Selskapets hovedkontor ligger i Trondheim. Under KOMENT AS ligger også selskapet Trondheim 2020 AS, som også er underlagt denne personvernerklæringen. Hovedkontorets adresse er Vestre Rosten 77, 7075 TILLER. KOMENT AS er dataansvarlig og selskapets databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på e-post personvern@koment.no.
 

Når samler vi inn personopplysninger?

  • Når du handler våre produkter og tjenester
  • Når du melder deg på et av våre arrangementer
  • Når du melder deg på et arrangment vi gjennomfører på vegne av en kunde
  • Når du samhandler med oss personling, gjennom korrespondanse, via telefon, via e-post, i sosiale medier eller via våre nettsider
  • Når vi har kontraktsmessige forpliktelser som ordrebekrefrtelse, faktura, påminnelser og lignende
  • Når vi ønsker å kontakte deg for å utføre undersøkelser om hva du mener om våre produkter og tjenester
  • Når vi behandler en jobbsøknad
     

Vår hjemmel for å samle inn personopplysninger

  1. Basert på samtykke
    Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre.
  2. Basert på kontrakt
    Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, partnere og leverandører.
  3. Basert på berettiget interesse
    Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom KOMENT og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til salgs- og markedsføringsformålene våre. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger.
     

Hvilken type personopplysninger samles inn?

Vi samler inn navn, telefonnummer, stilling og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Vi kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som vi har mottatt fra deg i servicerelatert kommunikasjon og aktiviteter, som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Fra websidene våre kan vi samle inn IP-adresser og handlinger utført på siden.

Hvis du laster opp bilder eller videoer, legger ut innlegg eller kommentarer osv. på våre Facebook sider eller Facebook grupper du er medlem i, kan informasjonen leses av alle som har tilgang til denne siden, og brukes til formål som verken KOMENT eller du har kontroll over. Dermed har ikke KOMENT noe ansvar for informasjon du sender til disse sidene.

Hvis du søker på en jobb hos KOMENT, samler vi inn opplysningene du gir under søknadsprosessen.

KOMENT samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger. 

Unntaksvis kan det være nødvendig å samle inn sensitiv informasjon som f.eks allergier, dersom du skal delta på et arrangement der vi har anvsar for servering. Vi vil be om eget samtykke ved slike anledninger. Alle sensitive data slettes etter endt arrangement.
 

Hvor lenge tar vi vare på personopplysninger?

Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning.

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.
 

Rettigheter til egne personopplysninger

Du har følgende rettigheter til personopplysningene dine:

  • Rett til å be om en kopi av personopplysningene KOMENT har lagret om deg
  • Rett til å be KOMENT korrigere personopplysningene hvis de er unøyaktige eller inneholder feil
  • Rett til å be om at dine personopplysninger slettes når det ikke lenger er nødvendig for KOMENT å oppbevare slike data
  • Rett til når som helst å trekke tilbake samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger. F.eks at du tidligere har samtykket i å motta f.eks kampanjetilbud.
  • Dersom du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke kan du bruke koblingen til å administrere ditt samtykke som du finner nederst på siden i denne type kommunikasjon.
  • Rett til å be om at KOMENT gir deg personopplysningene dine og om mulig videresender disse opplysningene direkte (i et overførbart format) til en annen dataansvarlig når behandlingen er samtykke- eller kontraktsbasert.
  • Rett til å be om at ytterligere databehandling begrenses dersom det har oppstått en tvist om nøyaktigheten eller behandlingen av personopplysningene dine.
  • Rett til å motsette deg behandlingen av personopplysninger dersom databehandlingen er basert på berettiget interesse og/eller direkte markedsføring.
     

Deler vi opplysningene dine med noen?

Vi verken deler, selger, leier eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Vi kan sende opplysningene dine videre til våre distributører, agenter, underleverandører og andre assosierte organisasjoner med det formål at de skal levere tjenester til deg på våre vegne. Eksempelvis kan dette være booking av hotellrom, flybilletter o.l. for et arrangement. KOMENT oppretter i slike tilfeller en databehandlingsavtale med 3. part, som sikrer at dine rettigheter omkring personopplysninger blir ivaretatt.
 

Hvis lovpålegg

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.
 

Bruk av underleverandører

Vi kan bruke underleverandører til å behandle personopplysninger på våre vegne. I så fall har vi ansvar for å påse at de forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning ved å signere en databehandlingsavtale.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Underleverandører vi bruker i dag der personopplysninger er registrert er følgende:

  • SuperOffice CRM Online, fra SuperOffice ASA
    Formål: Skytjeneste for administrasjon av personopplysninger for våre kundekontakter
  • Microsoft Office 365, fra Microsoft Coorporation
    Formål: Skytjeneste for behandling av e-post og applikasjoner for dokumentproduksjon
  • Dropbox Advanced, fra Dropbox Inc.
    Formål: Skytjeneste for lagring av dokumenter
  • Visma Business, fra Økonomibistand AS
    Formål: Skytjeneste for regnskap
  • Hult & Lillevik, fra Økonomibistand AS
    Formål: Skytjeneste for lønn
  • Pindena Pro, fra Pindena AS
    Formål: Skytjeneste for påmeldinger til arrangement
  • Complete Control, fra House of Control AS
    Formål: Skytjeneste for administrasjon av avtaler
  • Dynamics Web, fra Nordic Arena Oslo AS
    Formål: Administrasjon av nettsidene www.koment.no og www.trondheim2020.no
  • Craft CMS, fra Keyteq AS
    Formål: Administrasjon av nettsiden www.nordicarenatrondheim.no
     

Endringer og oppdateringer av personvernerklæringen

Den gjeldende versjonen av KOMENT sin personvernerklæring vil alltid være tilgjengelig på hjemmesiden. Vi forbeholder oss retten til når som helst å endre denne. Ved endringer oppdaterer vi med dato for endring øverst i denne teksten.

Dersom vi foretar endringer i erklæringen som endrer personvernpraksisen vesentlig, vil vi legge ut egen nyhetsartikkel om dette på vår hjemmeside, og eventuelt informere våre kontakter via e-post.
 

Retten til å registrere en klage

Dersom du ikke er fornøyd med måten dine personopplysninger blir behandlet på, kan du henvende deg til personvern@koment.no

Hvis du forsatt ikke er fornøyd, har du rett til å legge fram din sak ovenfor Datatilsynet for gjennomgang og eventuelt avgjørelse.